外贸业务员如何提高工作效率(2)

四、合理高效地运用工具开发客户及回复客户邮件    
完成每日计划之后，应该在9点或9点半左右。    
早上的这段时间，对大多数人来说，都属于效率不高的一段时间。这段时间内适合做一些机械的，闲杂的工作。因此我不得不说，这段时间用来发开发信，是再合适不过了。
（一般为半小时或一小时。结束时间控制在10点半之前。）
当然有些人认为，应该根据不同时区的客户，选择不同的时区去发开发信。这样确保开发信能够出现在客户邮件列表的最上部。  
 我认为，这个考虑是OK的。但是我可以同样用别的方法去吸引客户的注意力来弥补。  
比方说：邮件标题的写法、设置邮件高优先级标签等等。。          

设置邮件高优先级标签，也就是客户收到邮件后左边会提示一个红色的感叹号。这个在FOXMAIL写邮件里面“选项”-“邮件优先级”
1）外贸业务工具之一 邮件客户端的使用      
对于邮件客户端，每个业务员都有自己的选择，有些人用OUTLOOK EXPRESS顺手，有些人用OFFICE的OUTLOOK顺手，有些人用FOXMAIL顺手，还有少数一部分人用网页收发邮件。我个人的建议是，推荐大家用Foxmail。  

Foxmail相比较其他两个客户端的好处是：你可以创建很多签名，把很多不同版本的开发信做成签名，然后针对不同的客户，发开发信的时候选择插入不同的签名，会非常方便。比方说我，我会建立好几个开发信版本，专门针对某一行业产品的，然后还能细化具体哪些产品，专门针对XX产品的，专门针对YY产品的等等。。      

另外，用Outlook Express 搜索一个客户的邮件需要在搜索栏那里输入客户邮箱或者名字才能搜索，而Foxmail 7 版本的这个直接在邮件上右击鼠标，菜单里有个“查找来自XXX 的邮件”，就会立即列出这个客户的所有邮件，还是很方便的。    

另外，如果你平时工作时经常反思和总结，或许会和我有过一样的想法，是不是可以把很多回复客户的邮件作成签名，然后每次回复的时候，插入签名，稍作修改，然后发送。这种方法是非常便捷并且节省时间的。    

FOXMAIL 里面可以设置很多个邮件签名。我说的意思是可以根据不同的回复邮件的场景，把不同的邮件内容写进去，作为邮件的签名。  
好比：需要回复不能及时交货的时候，插入邮件签名“不能及时交货 - 原材料原因”（签名里面是具体的先设定好的邮件内容。）    

也许你也想过。可是同样80/20法则，付出过行动的人只有20%但却因此节省了80%的时间。这里我只是抛砖引玉，大家悟性很高，应该会明白怎么做的。  
（PS：我们公司前年加入了一个地区的外贸商会的交流会，大家都是做不同行业的产品，因此分享起来都毫无保留，不会对各自利益造成多少影响。我也介绍了这个办法，并且演示了一下。在场的很多业务员都表示这个办法很不错！）

上面展示的小部分的目录我想已经够了，希望大家明白我在说什么.
另外，充分利用邮件的标签设置功能，这个用得好也会提高工作效率。你可以先创建好多种标签，比如：“新客户询价，速回” 然后报完价格后，标上另一个标签“已报价，注意跟进”。具体怎么操作我就不逐一罗列了，各位自行操作，本人欣赏动手帝~！ （一般回复客户的邮件控制在一小时内。）  

2）外贸业务工具之二 即时帖      
大家很容易忽视这个小东西。因为你可能没有注意到它对工作效率和计划的完成能起到多大的作用。    
每天把要做的任务写下来，1234...点，贴在显示器下角或任何你可以看得要的地方。位置的顺序根据重要性自己定。完成之后把它取下，贴在一个专门的软抄的笔记本上。每完成一个，取下，贴到笔记本上。没有完成的时候，你会看到显示器下面飘着好几张黄色的小贴。象符纸一样刺激你的视觉。    

拜托，赶紧把事情做完吧。随着你笔记本上的即时贴越来越多，笔记本越来越厚，你会感觉到自信心的提升，工作效率的提高。最重要的是，如果你能坚持，你的拖拉，慢性子都会得到改变。是什么决定命运？ 性格和处事方式！  

3）外贸业务工具之三 文件夹和笔记本    
 文件夹是建立客户资料和订单情况必不可少的。  
 文件夹我喜欢点选一下地址栏D：/上方的“文件夹”按钮，使之保持左边显示树状结构，避免很多返回上级等操作。    

另外我的E盘清空的很干净，完全当做客户资料盘。根据不同市场建立5个根文件夹：北美 南美 中东 欧洲 亚洲。然后在“北美”里面再建立一个公司名称的文件夹，如“AAA GROUP”，之后再根据订单的年期分为2008，2009，2010，2011，2012。进入2012后，逐个建立“包装资料”、“客户PO”、“形式发票”、“采购合同”、“大货照片及验货情况”、“装船通知”、“报关单据”和“结汇单据”。再建立两个TXT文本，一个是“到款记录”，一个是“快递单号记录”。这样虽然前期工作量比较大，不过大家可以复制操作，并且用熟了之后一切都一目了然。    

关于笔记本，没有太多好说的。一般就是写上客户的需求信息和要点。  
我的建议是多准备一个小笔记本，只用来写下客户的询问，因为研究客户的询问很重要，可以了解客户的心理。而不是所有的笔记。    
另外，有道云笔记很不错很好用，推荐一下！！    

4）外贸业务工具之三 方便快捷的报价利润核算表  
 对于那些每天会受到N多个要求报价的业务员，如果每个报价单都一个个去做，精力再旺盛也吃不消。久而久之还会产生疲劳感，失去激情。   因此需要一个表格能高效、方便、快捷的报价利润核算来帮助我们简化报价前的工作。  最好填上采购价、退税率、汇率 等一些基本的数值，就能给出报价的参考意见的。

现在，你只需填上采购价、退税率、汇率、数量等，就会显示出不同利润率下的价格。价格都填写好后即可查看总体利润。更方便的是，你可以不断修改价格，调整不同的利润率，最终得到一个合理的总利润。你可以不断修改数量，最终使得总体积正好是你目标立方数。  另外，货物品种多拼一起走散货或整柜的情况下，我们经常要去掉或者加上一些数量的产品。到底哪个产品去掉或者加上好呢？  
现在，你可以根据 利润/立方 来考虑。即每立方利润额。这个数值高的，说明每多装一个立方此产品，可以获得较高利润。

五、利用按键精灵全自动更新或发布阿里巴巴产品信息    
很多业务员因为阿里巴巴发布和更新产品的工作头疼。有些公司的老板或者经理甚至规定了硬性指标，一天要更新多少个产品。    

在发完开发信以及回复完客户邮件之后，时钟大约指向了11点半。这正是吃午饭的时间。  如果电脑可以在我们吃午饭的时间帮我们把阿里产品更新或发布完，这将会节省多少精力和时间？    

这里介绍一个无比犀利的工具：按键精灵  
按键精灵是一个模拟鼠标、键盘动作的软件。通过制作脚本，可以让按键精灵代替双手，自动执行一系列鼠标键盘动作。按键精灵简单易用，不需要任何编程知识就可以作出功能强大的脚本。要在电脑前用双手可以完成的动作，按键精灵都可以替代完成。    

一般来说，它有两种主要功能：  
1．网络游戏中可作脚本实现自动打怪，自动补血，自动说话等  
2．办公族可用它自动处理表格、文档，自动收发邮件等    

目前来说，90%的用户还只是用在游戏上。其实这个软件用在自动化办公上十分给力！  
如果你了解VBA, 你应该明白我在说什么。是的，这个软件能建立任务脚本。    

我简单介绍一下原理：用EXCEL文档建立几个表格，模拟成一个“EXCEL数据库”。然后根据更新或者发布产品页面的每一项需要填写或改动的内容，在单元格中填入不同的内容。建立好模拟的EXCEL数据库后。用按键精灵完整地记录一次更新产品或者发布新产品的鼠标动作。之后设置好循环完成类似任务。
不夸张地说，只要你的EXCEL表格中的值足够的多（比如“产品关键词”），那么基本上一个小时内电脑可以自动更新或发布100个产品信息！想象一下，我们吃完午饭回来，电脑已经自动帮我们更新了100个阿里巴巴产品信息，这是多么令人愉悦的事情。    

另外，不同的字段会有不同的组合方式，产品信息数量是乘法原则。可以想象，当你设置足够多的产品关键词和产品描述后，一个相同的产品会衍生出N多个产品页面！