如何管理好你的外贸资料和客户

先谈谈为什么要管理外贸资料和客户? 
我总结了一下，不整理你的外贸资料，主要会产生以下几个问题： 
1、造成管理客户的不善，联系客户时间不及时，经常收到询单忘记跟进，或者是很多客户杂乱无章，不能合理的安排好跟进的时间，碰到问题来信客户不回复只能到论坛来寻求别人帮助，其实别人根本不了解你跟进的过程，根本无法给出好的建议。 
2、管理不好直接就造成了没有材料，没有信息来对客户进行需求分析，如果你还没有做这项工作，只是每天回复客户，跟进客户成交单子。别人问你客户优点，缺点，你产品的特点，采购规律，你一概不知道，建议你完善这个工作。 
优秀的业务员总是能够合理分析客户信息，为潜在客户做出跟进方案，这才是优秀业务员的素质。 
3、不能将积累的经验教训留给公司。 
这个我不多谈，多谈引起争议，有人说为啥公司，为自己忙，我要做SOHO，我要带走客户，这部分人请跳过。 
我要说的是，踏踏实实工作的业务员应该将你的工作经验记录下来，留给以后可能接手你工作的人，对工作的尊重也会为你下一份工作赢得尊重。 
如何管理呢? 
作为新人，在你不断的进行工作的同时，你应该完善以下几点。 
A、你们公司外贸工作的流程，各个公司不一样，你需要了解整个过程，然后写个流程，在写和制作的过程中也会加深你对工作各个环节的了解。 
B、你用到的文件都有没有做成word,excel模板，以便用的时候不要每次都做。你做的网络推广每次都要去找图片，产品信息。请完善你工作的资料，在你工作时候事半功倍。 
下面是我工作的一些经验和做法，给大家参考。 
1、在资料方面，电脑D盘或者E盘做好一个文件夹--工作文件备份--里面分好多文件夹，如潜在客户，统一公司文件等等，重点讲讲潜在客户--里面分为国外客户，国内客户。 
国外客户和国内客户下面又分各个国家，下面再细分各个公司，可能大家看的比较乱，简单的说，就是把每个客户公司按照国家分为一个文件夹，联系的重点邮件，报价信息，成交后所有做过的单证，都放在里面，按照时间如 20130422--产品名，方便你看到每一笔成交或者未成交的信息。 
2、应该经常去更新这些信息，在成交的每一个客户下面自己做一个word文档，将客户信息，联系方法，需求的产品填写在里面。时间越长，你就可以根据这些信息分析客户，进而更加有效的跟进客户。 
3、你还可以建立这个客户做单过程，把在这个客户做单证过程中需要做的和容易发生的错误列下来，每次无论你做或者是给你助理做的时候可以对照这份文档，如果你认真这么做了，我想什么每次都犯的很多错误都可以避免，信用证更应该如此。 
4、在客户方面，你需要设置好你的邮箱，客户管理，做好客户跟进表格，将你的客户分为成交，未成交客户进行跟进。每周看看你跟进了多少客户，你计划跟进多少。做了多少活，收获多少，一目了然。 
5、最后管理客户的工具，软件大家自己去了解，只有你真正想成为一个优秀业务员了，你才会去做，等着别人把所有的都教你，你一点进步没有。 
6、每1-2个月用硬盘将你的工作文件备份。最重要的的客户跟进表格建议传到网盘或者邮箱，以免不测。 
当然，前面的备份会有用。你在网络上看到的一些页面是不是随手收藏了，然后放在收藏夹里面一辈子不用。试着去了解一些网络书签，如declicious,baidu收藏等等，做好标签，经常上去看看你平时搜集客户的页面，也许你会有意外的收获。 
总之，管理好所有的资料，会使得你的工作更有效率，会让你投入更多的精力跟进客户，分析客户，维护客户，做成更多的单子。